Pour gérer des programmes de formation de bout en bout, des solutions spécialisées existent. Toutes ne proposent pas en standard un portail Web personnalisable et des connecteurs Microsoft Office / OLAP.
Pour accompagner les organismes de formation ou les grandes entreprises dans la gestion quotidienne de leurs formations, des solutions spécialisées existent sur le marché depuis de nombreuses années.
Disponibles soit en mode internalisé ou bien en SaaS (Software as a Service), elles constituent une alternative judicieuse aux outils artisanaux pouvant être utilisés jusqu’alors – dont l’éternel triptyque : tableur, traitement de texte et dossiers partagés.
Ayant gagné en maturité au fil des ans, les solutions de gestion de centre de formation permettent de piloter un ensemble de processus comme la gestion des catalogues, des prospects mais aussi des plannings de formations ou encore de la gestion des ressources (salles, matériels…) et du suivi administratif des inscriptions (convocation, convention, attestation de présence, émargement…).
| Source : JDN Solutions | |
| 1 | Connecteur natif MS Office et cube OLAP |
| 2 | Espace Web personnalisé en standard |
| 3 | Multilangue et multidevise |
Il peut être intéressant que la solution de gestion des centres de formation embarque un connecteur natif Microsoft Office. Objectif : permettre aussi bien la fusion et le publipostage de modèles de documents réalisés sous Word que la création de rapports d’activité dynamiques depuis Excel, voire également lasynchronisation des agendas des formateurs et des apprenants avec la messagerie Outlook. De même, la fourniture d’un moteur d’analyse OLAP permettra de réaliser des reportings d’activité beaucoup plus exhaustifs et granulaires.
La mise à disposition d’un espace Web personnalisé pour les participants aux formations – voire aussi les formateurs – est loin d’être un gadget. Il permet au contraire d‘accroître la relation de proximité entre un apprenant et son centre de formation et le fidéliser. Cet espace lui permettra notamment de réserver et s’inscrire en ligne, de visualiser les dates de sessions, d’accéder aux supports de cours…
Pour les entreprises ayant une activité tournée vers l’international, vérifier que la solution prenne en charge le multilinguisme et le multidevise est loin d’être inutile. Anglais et français pour les langues, et euro, dollars et livre sterling pour les monnaies répondront aux besoins de la plupart des organismes de formation.
Défi Informatique est présent sur le marché des solutions de gestion des centres de formation depuis 1994.Sa solution phare, GesCOF, est présente dans plus de 260 centres de formation pour un total d’un millier d’utilisateurs sur tout le territoire, mais également dans les DOM-TOM, en Suisse, en Belgique et en Nouvelle-Calédonie.
Le progiciel GesCOF dispose par ailleurs d’une spécialisation dans les formations en sécurité (SST, CACES, habilitations électriques, QSP nucléaire…). Défi Informatique réalise plus de 85% de son chiffre d’affaires grâce à GesCOF. La société a réalisé un chiffre d’affaires de 680 000 euros en 2009.
OpenPortal a réalisé un chiffre d’affaires de 3,2 millions d’euros en France dont 1,8 million d’euros rien que pour son offre de gestion des centres de formation au nom éponyme. La société propose en outre une offre dédiée aux universités d’entreprise, couvrant la gestion des plans de formation, des entretiens individuels ou encore la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC).
La solution OpenPortal est livrée en standard avec des préparamétrages sachant qu’une personnalisation complète est possible tant au niveau de l’interface graphique que des workflows (inscriptions, validations…). Elle est utilisée par 2500 utilisateurs dans le monde pour un total de 110 clients.
Training Orchestra a réalisé en 2009 un chiffre d’affaires de 6,6 millions d’euros dans le monde dont 4,8 millions d’euros pour sa plate-forme de gestion des centres de formation. Training Orchestra compte plus de 300 clients, dont 250 pour cette offre.
La solution Training Orchestra, qui fait partie de la gamme “Centre de formation” de l’éditeur, inclut desfonctionnalités complémentaires mais comprises par défaut dans l’offre comme la gestion financière, le pilotage et la facturation des prestations de formation.
Les autres solutions du marché
Les principales solutions du marché des centres de gestion des compétences fournissent toutes par défaut des fonctionnalités d’analyse et de calcul de retour sur investissement des formations et également de suivi d’activité (chiffre d’affaires, suivi de production, marge par session…).
Elles disposent également de connecteurs natifs vers la plupart des logiciels de comptabilité du marché(Sage, Cegid, EBP, Ciel, SAP, Oracle…) pour éviter une phase de ressaisie manuelle des prestations de formation facturées.
En termes de politiques de support, la prise en charge par mail ou téléphone 7j/7 et 24h/24 avec un temps de réponse d’1 heure est possible en standard chez OpenPortal et moyennant la souscription d’un contrat de tierce maintenance applicative chez Défi Informatique.